Implementasi Vector Space Model (VSM) untuk Pengelolaan Arsip Surat (Studi Kasus : Kantor Desa Lebaksari)

Abstract

Kantor Desa Lebaksari merupakan kantor pemerintahan yang berada di kecamatan Parakansalak kabupaten Sukabumi. Sebagai salah satu kantor pemerintahan yang mengelola surat masuk dan surat keluar, tentunya tidak terlepas dari proses pencatatan surat masuk, surat keluar hingga pengarsipan surat. Terdapat beberapa permasalahan yang terjadi dalam proses pendataan surat masuk, surat keluar dan arsip surat. Misalnya proses pencarian surat masuk membutuhkan waktu yang lama untuk mencari pada berkas arsip, proses pendisposisian yang belum berjalan dengan baik, sehingga petugas kesulitan untuk mengetahui surat yang telah selesai diproses dan surat yang belum selesai diproses. Hal ini dikarenakan belum ada system informasi yang memadai tentang penanganan surat, maka dari itu dibuatlah suatu system informasi yang dapat memberikan rekomendasi disposisi secara otomotis pada surat kepada masing-masing bagian dengan menerapkan text mining menggunakan metode Vector space model. Algoritma Vector space model digunakan untuk mengukur tingkat kemiripan suatu dokumen dengan query sehingga memunculkan rank tertinggi dari suatu dokumen dengan proses text Preprocessing, TF-IDF, Cosine Samilarity dan Vector space model menghasilkan tingkat akurasi senilai 75%.